リファレンスチェックとは？人事のプロがやり方・質問例・注意点を徹底解説

採用候補者の経歴や人柄を深く理解し、採用のミスマッチを防ぎたい人事担当者の方へ。また、突然リファレンスチェックを依頼され、どう対応すべきか悩んでいる候補者の方へ。結論として、リファレンスチェックは、客観的な情報を基に採用の精度を飛躍的に高め、入社後の活躍を後押しする非常に有効な手段です。この記事では、人事のプロが、リファレンスチェックの目的といった基礎知識から、企業向けの具体的なやり方、そのまま使える質問例、候補者向けの対応方法、個人情報保護法などの法的注意点まで、網羅的に解説します。本記事を読めば、企業と候補者の双方にとって有益なリファレンスチェックを、明日からでも適切かつスムーズに実施する方法が全てわかります。

リファレンスチェックとは採用候補者の情報を第三者から得ること

リファレンスチェックとは、採用選考の過程において、候補者をよく知る前職（または現職）の上司や同僚といった第三者に、候補者の勤務実績や人物像について問い合わせ（照会）を行う採用手法です。書類選考や数回の面接だけでは把握しきれない、候補者の客観的な情報を得ることを目的としています。候補者本人の同意を得た上で実施され、採用におけるミスマッチを防ぎ、より確度の高い採用判断を下すための重要なプロセスと位置づけられています。

リファレンスチェックの目的と重要性

企業がリファレンスチェックを実施する主な目的は、採用におけるミスマッチを未然に防ぐことです。候補者が提出した職務経歴書の内容や、面接での自己申告だけでは、その人物の能力や人柄を正確に把握するには限界があります。そこで、実際に一緒に働いた経験のある第三者からの客観的な情報を得ることで、以下のような点を検証します。

経歴や実績の信憑性確認
書類や面接では見えにくい人柄やコミュニケーション能力の把握
チームや企業文化への適合性（カルチャーフィット）の見極め
潜在的な課題や懸念点の早期発見

採用の失敗は、採用コストや教育コストの無駄遣いだけでなく、既存社員の士気低下や早期離職につながるなど、企業にとって大きな損失となります。リファレンスチェックは、こうしたリスクを最小限に抑え、採用の精度を高めるために非常に重要な役割を担っています。

バックグラウンドチェックとの違いを解説

リファレンスチェックと混同されやすいものに「バックグラウンドチェック」がありますが、両者は目的と調査内容が明確に異なります。リファレンスチェックが候補者の「働きぶり」という定性的な情報を得ることを目的とするのに対し、バックグラウンドチェックは経歴や公的記録といった「事実」を確認することに主眼を置いています。

	リファレンスチェック	バックグラウンドチェック
目的	実績、スキル、人柄、勤務態度など、仕事に関する定性的な評価の取得	経歴詐称の有無、犯罪歴、破産歴など、コンプライアンスに関わる事実確認
主な情報源	候補者が推薦した前職の上司や同僚	公的記録、データベース、信用情報機関など
主な調査内容	強み・弱み、チームでの役割、コミュニケーションスタイル、マネジメント能力など	学歴・職歴の確認、SNS調査、反社会的勢力との関わり、民事訴訟歴など
同意の要否	個人情報保護のため、候補者本人の同意が必須	個人情報保護のため、候補者本人の同意が必須

このように、両者は補完関係にあり、どちらか一方を行えば良いというものではありません。特に外資系企業や金融機関、役員クラスの採用など、高い信頼性が求められるポジションでは両方を実施するケースも増えています。

なぜ今リファレンスチェックが注目されているのか

近年、日本国内でもリファレンスチェックを導入する企業が急増しています。その背景には、現代の採用市場におけるいくつかの変化が関係しています。

第一に、転職市場の活性化と人材の流動化が挙げられます。終身雇用が当たり前ではなくなり、キャリアアップを目指した転職が一般化しました。企業にとっては即戦力となる優秀な人材を確保する競争が激化しており、採用候補者をより深く、多角的に見極める必要性が高まっています。

第二に、オンライン採用の普及です。特にコロナ禍以降、Web面接が主流となりましたが、画面越しのコミュニケーションでは候補者の細かな表情や雰囲気、人柄といった非言語的な情報を掴みにくいという課題があります。リファレンスチェックは、このオンライン選考の弱点を補い、候補者の人物像をより立体的に理解するための有効な手段として注目されています。

さらに、採用ミスマッチによる早期離職が経営に与える損失の大きさが改めて認識されるようになったことも、リファレンスチェックの導入を後押ししています。採用の精度を向上させるための投資として、その重要性が広く認知され始めているのです。

リファレンスチェックのメリットとデメリット

リファレンスチェックは、採用の精度を高める有効な手段ですが、導入にはメリットだけでなくデメリットも存在します。企業側・候補者側双方の視点から、その利点と注意すべき点を理解し、自社にとって最適な採用プロセスを検討することが重要です。ここでは、それぞれの立場から見たメリット・デメリットを詳しく解説します。

企業側にとってのメリット

企業がリファレンスチェックを実施することで、採用活動における様々な課題を解決し、組織の成長に繋がる多くのメリットを享受できます。主なメリットは以下の4つです。

採用ミスマッチの防止と定着率の向上

最大のメリットは、採用におけるミスマッチを大幅に削減できる点です。書類選考や数回の面接だけでは、候補者の能力や人柄のすべてを把握することは困難です。リファレンスチェックを通じて、前職の上司や同僚といった第三者から「実際の働きぶり」や「チーム内での役割」「ストレス状況下での対応」といった具体的な情報を得ることで、自社の文化や求める人物像と本当に合致しているかを見極められます。結果として、入社後の早期離職を防ぎ、人材の定着率向上に繋がります。

経歴や実績の客観的な裏付け

候補者が提出する職務経歴書や面接での自己PRは、あくまで自己申告です。リファレンスチェックは、そこに記載された実績やスキルの信憑性を客観的に裏付けるための重要なプロセスです。「プロジェクトで本当にその役割を担っていたのか」「提示された成果は本人の貢献によるものか」などを確認することで、経歴詐称や誇張表現のリスクを回避し、より公平で正確な評価が可能になります。

入社後のスムーズなオンボーディングを実現

リファレンスチェックで得られる情報は、採用判断だけでなく、入社後の育成やマネジメントにも大いに役立ちます。候補者の強みや改善点、得意なコミュニケーションスタイル、モチベーションの源泉などを事前に把握しておくことで、本人に最適な業務のアサインや、効果的なサポート体制の構築が可能になります。これにより、新入社員は早期に組織に馴染み、パフォーマンスを最大限に発揮しやすくなります。

採用プロセスの信頼性向上

公正で透明性の高い選考プロセスを導入していることは、企業の採用ブランドイメージ向上にも寄与します。リファレンスチェックを適切に実施する企業は、「一人ひとりの候補者と真摯に向き合い、慎重に採用を決定している」というメッセージを発信することになります。これにより、誠実で優秀な候補者からの信頼を得やすくなり、長期的な視点で採用競争力を高めることができます。

候補者側にとってのメリット

候補者にとって、リファレンスチェックは「監視されている」といったネガティブなイメージを持たれがちですが、実は多くのメリットがあります。自身のキャリアにとってプラスに働く側面を理解しておきましょう。

自己アピールの客観的な補強

面接の短い時間では伝えきれなかった自身の強みや実績、仕事への取り組み姿勢などを、第三者の具体的なエピソードによって補強できる絶好の機会です。自分自身でアピールするよりも、元上司や同僚からの客観的な評価は説得力が高く、採用担当者に対してより深く、そして正確に自分を理解してもらう助けとなります。

企業との相互理解と入社後ミスマッチの防止

リファレンスチェックは、企業が候補者を一方的に評価するだけのプロセスではありません。企業が時間とコストをかけてまで自分のことを深く知ろうとしてくれている姿勢は、人材を大切にする企業文化の表れ’mark>と捉えることもできます。このプロセスを通じて、自身が働く環境や人間関係をより具体的にイメージでき、入社後の「こんなはずではなかった」というミスマッチを候補者側からも防ぐことができます。

公平な評価機会の確保

面接での受け答えが苦手だったり、緊張してしまったりして、本来の自分を上手く表現できない人もいるでしょう。リファレンスチェックは、そうした面接での印象だけでなく、過去の具体的な働きぶりや実績に基づいて多角的に評価してもらえるため、より公平な選考機会に繋がります。人物本位の評価を重視する企業であれば、リファレンスチェックの情報がプラスに働く可能性は十分にあります。

実施する上でのデメリットと注意点

多くのメリットがある一方で、リファレンスチェックの実施にはデメリットや注意すべき点も存在します。特に、工数やコスト、候補者への配慮といった点は慎重に検討する必要があります。

企業側と候補者側、双方の視点から考えられる主なデメリットを以下の表にまとめました。

対象者	デメリット・注意点	具体的な内容
企業側	工数・コストの増加	候補者からの同意取得、推薦者との日程調整、質問設計、ヒアリング、レポーティングなど、採用担当者の業務負担が増加します。代行サービスを利用する場合は外部コストも発生します。
共通	採用スピードの低下	リファレンスチェックの工程が加わることで、内定を出すまでの選考期間が長引く可能性があります。その間に、優秀な候補者が他社に流れてしまうリスクも考慮しなければなりません。
共通	情報の客観性・信憑性の問題	推薦者が候補者によって選ばれるため、ポジティブな情報に偏る可能性があります。逆に、個人的な感情から不当にネガティブな評価がされるケースもゼロではありません。得られた情報を鵜呑みにせず、あくまで参考情報として多角的に判断する必要があります。
候補者側	推薦者探しの負担とリスク	特に現職に転職活動を知られたくない場合、上司や同僚に依頼することが難しく、適切な推薦者を見つけるのに苦労します。依頼する際の心理的な負担も大きく、人間関係に影響が及ぶリスクも伴います。

これらのデメリットを理解した上で、リファレンスチェックは、必ず候補者本人の明確な同意を得てから実施しなければなりません。個人情報保護法の観点からも、同意なしの実施は違法となる可能性があるため、細心の注意が必要です。また、得られた情報のみを理由に安易に内定を取り消すことは、法的なトラブルに発展するリスクがあることも念頭に置いておきましょう。

【企業向け】リファレンスチェックのやり方と具体的な流れ

リファレンスチェックは、採用のミスマッチを防ぎ、候補者をより深く理解するための重要なプロセスです。しかし、正しい手順を踏まなければ、候補者との信頼関係を損なったり、法的な問題に発展したりするリスクも伴います。ここでは、人事担当者が安心してリファレンスチェックを実施できるよう、具体的なやり方と流れを5つのステップに分けて徹底解説します。

ステップ1 候補者からリファレンスチェックの実施同意を得る

リファレンスチェックを実施する上で最も重要なのが、必ず候補者本人から書面またはそれに準ずる形で明確な同意を得ることです。これは個人情報保護法の観点からも必須のプロセスであり、同意なしに前職の企業や上司に連絡を取ることは絶対に避けてください。

同意を取得するタイミングは、一般的に最終面接の前後が最適とされています。内定を出す直前のタイミングで実施することで、候補者への心理的負担を軽減しつつ、採用の最終判断に必要な情報を得ることができます。

同意を得る際は、以下の項目を明記した「リファレンスチェック同意書」を準備し、候補者に署名・捺印を依頼するのが最も確実な方法です。

リファレンスチェックを実施する目的
推薦者に確認する可能性のある情報の内容（勤務期間、役職、実績、人物像など）
誰に（どのような立場の人に）確認を行うか
取得した個人情報の利用目的（採用選考のためのみに利用する旨）

口頭での同意も法的には有効ですが、後のトラブルを避けるためにも、メールの文面や電子署名付きの書類など、必ず記録に残る形で同意を取得することを強く推奨します。

ステップ2 推薦者の情報を候補者から取得する

候補者から同意を得たら、次にリファレンスチェックの依頼先となる「推薦者」の情報を取得します。推薦者は、候補者の働きぶりを客観的かつ具体的に語れる人物であることが望ましいです。一般的には、以下のような立場の人を1〜2名程度、候補者に選定してもらうのが通例です。

前職（または現職）の直属の上司
業務で関わりの深かった同僚や先輩
（管理職候補の場合）部下やチームメンバー

ただし、候補者が現在も在職中の場合、現職の上司や同僚には依頼しにくいケースがほとんど-mark>です。その場合は、候補者の状況に配慮し、前職や前々職の上司を推薦者としてもらうなど、柔軟に対応することが重要です。企業側から一方的に推薦者を指定するのではなく、候補者と相談しながら決定する姿勢が、良好な関係を築く鍵となります。

候補者から取得すべき推薦者の情報は以下の通りです。

項目	内容
氏名・フリガナ	推薦者のフルネーム
会社名・部署名	候補者在籍当時の所属
役職	候補者在籍当時の役職
候補者との関係	上司、同僚、部下など
連絡先	電話番号、メールアドレスなど

ステップ3 質問項目を設計する

リファレンスチェックの成否は、質問の質にかかっていると言っても過言ではありません。場当たり的な質問では、当たり障りのない回答しか得られず、時間だけが無駄になってしまいます。自社の採用要件や求める人物像と照らし合わせ、候補者の何を確認したいのかを明確にした上で質問項目を設計することが不可欠です。

質問を設計する際は、以下の3つの観点をバランス良く組み合わせることを意識しましょう。

客観的な事実の確認：履歴書や面接で得た情報の裏付けを取ります。（例：「〇〇というプロジェクトでの具体的な役割は何でしたか？」）
実績やスキルの深掘り：具体的なエピソードを交えて、能力のレベルを確認します。（例：「最も成果を上げた実績について、どのように貢献されたか教えてください」）
人柄や勤務態度の確認：カルチャーフィットや協調性を見極めます。（例：「どのようなコミュニケーションスタイルの方でしたか？」「困難な状況にどう対処していましたか？」）

質問は、単に「はい／いいえ」で終わるクローズドクエスチョンだけでなく、「どのような」「なぜ」といった、具体的なエピソードを引き出すオープンクエスチョンを主体に構成することがポイントです。これにより、推薦者の主観だけでなく、具体的な行動事実に基づいた多角的な情報を得ることができます。

ステップ4 電話やオンラインでリファレンスチェックを実施する

準備が整ったら、いよいよ推薦者に連絡を取り、リファレンスチェックを実施します。実施方法は電話が一般的ですが、近年ではオンライン会議システムを利用するケースも増えています。メールでのやり取りも可能ですが、声のトーンや話のニュアンスから人柄を感じ取れる電話やオンラインでの対話形式が、より深い情報を得るためには効果的です。

実施当日の流れは以下の通りです。

挨拶と自己紹介：自社の社名と担当者名を名乗り、協力への感謝を伝えます。
目的と趣旨の説明：採用選考の一環であること、候補者本人から同意を得ていることを明確に伝えます。
守秘義務の確認：ヒアリング内容が採用選考の目的以外で利用されないこと、内容については秘密を厳守することを伝えます。
質問の実施：事前に設計した質問リストに沿って、ヒアリングを進めます。所要時間は30分程度が目安です。
お礼と終了：最後に改めて協力への感謝を伝え、ヒアリングを終了します。

ヒアリングを行う際は、誘導尋問になったり、特定の回答を求めたりするような聞き方を避け、あくまで中立的・客観的な姿勢を保つことが重要です。推薦者が話しやすい雰囲気を作り、傾聴する姿勢を大切にしましょう。

ステップ5 取得した情報を評価し採用判断に活かす

リファレンスチェックで得た情報は、採用の最終判断を下すための重要な参考資料です。ヒアリング後は速やかに内容をレポートとしてまとめ、採用に関わる関係者間で共有しましょう。その際、単なる事実の羅列ではなく、評価や考察を加えることが重要です。

評価を行う上でのポイントは以下の通りです。

評価の観点	チェックポイント
情報の一貫性	候補者の発言（面接・履歴書）と推薦者の話に大きな矛盾はないか。
懸念点の確認	面接で感じた懸念点や不明点が、リファレンス情報によって解消されたか、あるいは裏付けられたか。
ネガティブ情報の扱い	指摘された弱みや課題は、自社の環境で問題となるか。改善可能な範囲か。成長の機会と捉えられるか。
情報の客観性	推薦者の主観的な意見だけでなく、具体的なエピソードに基づいた客観的な情報か。

最も重要なのは、リファレンスチェックの結果だけで合否を決定しないということです。推薦者の回答は、あくまでその人物との関係性や過去の環境における一側面です。書類選考や複数回の面接で得た情報と総合的に照らし合わせ、多角的な視点で候補者を評価し、最終的な採用判断を下すようにしてください。もし情報に大きな乖離が見られた場合は、候補者本人に事実確認の機会を設けることも、誠実な対応として有効です。

【そのまま使える】リファレンスチェックの質問例集

リファレンスチェックを成功させる鍵は、的確な質問にあります。ここでは、候補者の能力や人柄を多角的に把握するため、そのまま使える質問例を目的別にまとめました。質問の意図を理解し、自社の採用要件に合わせてカスタマイズしてご活用ください。

候補者の実績やスキルに関する質問

職務経歴書や面接で候補者がアピールした実績やスキルの客観的な裏付けを取るための質問です。具体的なエピソードを深掘りすることで、候補者の実務能力を正確に把握します。

候補者とはどのようなご関係で、いつからいつまで、どのような立場で一緒に働かれていましたか？
候補者が担当していた主な業務内容と、チームにおける役割について教えてください。
候補者が在籍中に挙げた最も大きな実績や成果は何でしたか？その際、候補者はどのように貢献しましたか？
（候補者の申告した実績について）そのプロジェクトについて、候補者から聞いていない側面や、特に困難だった点があれば教えていただけますか？
候補者の強みや得意な業務は何だと思われますか？具体的なエピソードを交えて教えてください。
逆に、候補者の弱みや、今後改善・成長が必要だと思われる点はどのようなことでしょうか？
候補者の課題解決能力について、印象に残っているエピソードがあれば教えてください。
もし機会があれば、もう一度候補者と一緒に働きたいと思いますか？その理由もお聞かせください。

人柄や勤務態度に関する質問

候補者が組織のカルチャーにフィットするか、周囲と良好な関係を築きながら業務を遂行できるかを見極めるための質問です。協調性やコミュニケーションスタイル、ストレス耐性などを確認します。

候補者の勤務態度について、遅刻や欠勤などはどうでしたか？
上司、同僚、部下など、周囲とのコミュニケーションはどのように取っていましたか？
チームで業務を進める際の、候補者の役割や貢献スタイルについて教えてください。（例：リーダーシップを発揮する、サポートに徹する、ムードメーカーなど）
意見が対立した際、候補者はどのように対応していましたか？
プレッシャーのかかる状況や、困難な状況に直面した際の候補者の反応や対応はどうでしたか？
候補者の仕事に対する責任感について、具体的なエピソードがあれば教えてください。
候補者がどのようなことでモチベーションを高め、どのような状況で意欲を失う傾向がありましたか？
（差し支えなければ）候補者が退職された理由について、ご存知の範囲で教えていただけますでしょうか。

マネジメント職向けの質問

管理職候補者に対しては、実績や人柄に加え、リーダーシップや組織マネジメント能力を確認する必要があります。チームを率い、部下を育成する能力があるかを判断するための質問です。

候補者は何名くらいのチームをマネジメントしていましたか？
候補者はどのようなマネジメントスタイルでしたか？（例：トップダウン型、ボトムアップ型など）
部下の育成や指導において、特に力を入れていたことは何ですか？実際に部下が成長したエピソードがあれば教えてください。
部下との1on1ミーティングなど、コミュニケーションのために工夫していたことはありますか？
チームの目標設定や業績管理はどのように行っていましたか？
困難な決断を迫られた際、候補者はどのように意思決定を行っていましたか？
チーム内で問題が発生した際、どのように対応し、解決に導きましたか？
候補者を上司として評価すると、どのような点が優れていましたか？また、改善を期待する点があれば教えてください。

コンプライアンス上聞いてはいけないNG質問

リファレンスチェックでは、候補者の適性や能力とは無関係な個人情報を収集することは法律で禁じられています。うっかり質問してしまうと、就職差別につながり、企業の信頼を損なうだけでなく法的な問題に発展するリスクがあります。以下の質問は絶対に避けてください。

これらの質問は、厚生労働省が示す「公正な採用選考の基本」に反するものであり、職業安定法第5条の4（求職者等の個人情報の取扱い）にも抵触する可能性があります。

質問のカテゴリ	具体的なNG質問例
本人に責任のない事項	・本籍地や出生地に関すること・家族構成（職業、学歴、地位、収入など）・住宅状況（間取り、部屋数、近隣の施設など）・家庭環境に関すること
本来自由であるべき事項（思想・信条）	・宗教に関すること・支持政党に関すること・人生観、生活信条に関すること・尊敬する人物に関すること・思想に関すること
その他	・労働組合への加入状況や活動歴に関すること・購読新聞、雑誌、愛読書などに関すること・心身の障害や病気に関する詳細な情報（業務遂行に必要な範囲を超えるもの）

リファレンスチェックの目的は、あくまで候補者が「募集している職務を遂行する能力があるか」「自社のカルチャーにフィットするか」を客観的に確認することです。この目的から逸脱した質問は行わないよう、細心の注意を払いましょう。

【候補者向け】リファレンスチェックを依頼された場合の対応方法

最終選考の前後で企業からリファレンスチェックを依頼されたら、戸惑う方もいるかもしれません。しかし、これは選考が順調に進んでいる証拠でもあります。リファレンスチェックは、あなたの強みや実績を客観的に証明し、入社への最後の一押しとなる重要な機会です。ここでは、候補者としてリファレンスチェックを依頼された際の適切な対応方法について、推薦者の選び方から依頼のマナー、万が一拒否したい場合の伝え方まで詳しく解説します。

関係性	こんな人におすすめ	メリット・注意点
現職・前職の直属の上司	すべての方（第一候補）	メリット：業務上の実績、スキル、課題解決能力、人柄などを最も具体的に証明できます。評価者としての視点からのコメントは信頼性が非常に高いです。注意点：現職の上司に依頼する場合、転職活動が知られてしまうため、退職交渉が難航するリスクも考慮する必要があります。
現職・前職の同僚・先輩	上司に依頼しづらい場合	メリット：チーム内での協調性、コミュニケーション能力、日々の勤務態度など、現場目線でのリアルな働きぶりを伝えてもらえます。注意点：単に仲が良いだけでなく、あなたの仕事ぶりを客観的に評価してくれる人を選びましょう。
人事・採用担当者	組織全体での立ち位置を知る人	メリット：候補者の組織への貢献度や、会社全体から見た評価を語ってもらえる可能性があります。注意点：直接の業務内容を把握していない場合が多いため、実績やスキルの具体的な証明には不向きなことがあります。
社外の関係者（取引先など）	営業職や顧客折衝が多い職種の場合	メリット：社内とは異なる視点から、あなたの対外的なコミュニケーション能力や信頼性をアピールできます。注意点：企業によっては社内の人物を推薦者として指定される場合があるため、事前に確認が必要です。

リファレンスチェックを拒否したい場合のリスクと伝え方

「現職に転職活動を知られたくない」「頼める人がいない」などの理由で、リファレンスチェックを拒否したいと考える方もいるでしょう。結論から言うと、リファレンスチェックの拒否は可能ですが、相応のリスクが伴います。

拒否することのリスク

正当な理由なくリファレンスチェックを拒否した場合、企業側は「何か隠したいことがあるのではないか」「経歴に詐称があるのではないか」といった疑念を抱く可能性があります。その結果、信頼関係を築けないと判断され、採用が見送りになるケースがほとんど’mark>です。内定獲得が目前の段階で評価を大きく下げる行為になりかねないため、安易な拒否は避けるべきです。

正当な理由がある場合の伝え方と代替案

やむを得ない事情で拒否せざるを得ない場合は、ただ断るのではなく、正直に理由を説明し、代替案を提示する姿勢が重要です。ネガティブな印象を払拭し、誠実な対応をアピールしましょう。

【ケース1：現職に知られたくない場合】

最も多い理由です。この場合、リファレンスチェック自体を拒否するのではなく、推薦者を変更できないか交渉します。

伝え方の例：
「リファレンスチェックの実施につきまして、誠にありがとうございます。ぜひご協力させていただきたいのですが、現在も在籍中のため、現職の上司や同僚への連絡は、円満退社の観点から差し控えさせていただけますと幸いです。もし可能でしたら、前職で大変お世話になった上司の〇〇に依頼することは可能でしょうか。〇〇は、私のマネジメント経験や実績を深く理解しております。」

【ケース2：推薦者として適任者がいない場合】

勤続年数が短い、あるいは人間関係が特殊で頼める人がいない、というケースも考えられます。この場合も正直に事情を説明し、他の方法で自身を証明できないか相談しましょう。

伝え方の例：
「リファレンスチェックの件、ありがとうございます。大変恐縮ながら、前職では特殊なプロジェクト体制で業務委託のメンバーが多く、私の働きぶりを客観的に語っていただける正社員の上司・同僚が既に退職しております。つきましては、リファレンスチェックの代わりに、私のスキルや実績をご判断いただけるような追加の面接や、過去に作成した企画書・資料などをご提出させていただくことは可能でしょうか。」

このように、ただ拒否するのではなく、代替案を自ら提示することで、問題解決能力と誠実さを示すことができます。企業側も事情を汲んで、柔軟に対応してくれる可能性があります。

リファレンスチェックの注意点と法的ポイント

リファレンスチェックは、採用のミスマッチを防ぐ強力なツールですが、候補者や推薦者という第三者の個人情報を取り扱うため、法的な側面への配慮が不可欠です。安易な実施は、企業の信用を損なうだけでなく、法的なトラブルに発展するリスクもはらんでいます。ここでは、コンプライアンスを遵守し、適切にリファレンスチェックを行うための注意点と法的ポイントを詳しく解説します。

個人情報保護法との関係

リファレンスチェックで取得する「候補者の前職（現職）における勤務状況、実績、人物像」といった情報は、特定の個人を識別できる情報として「個人情報保護法」における個人情報に該当します。そのため、情報の取得、利用、管理のすべてのプロセスにおいて、同法の規制を遵守しなければなりません。

特に注意が必要なのが「要配慮個人情報」です。人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実などは、本人の明確な同意なく取得することが原則として禁止されています。リファレンスチェックの質問内容を設計する際には、これらの情報に抵触しないよう細心の注意を払いましょう。

同意なしの実施は違法になる可能性

個人情報保護法の基本原則は「本人の同意を得ること」です。したがって、候補者本人から明確な同意を得ずに、企業が独自に調査を行ったり、前職の関係者に接触したりする行為は、個人情報保護法違反となる可能性が極めて高いです。

同意を得る際は、単に「リファレンスチェックを実施します」と伝えるだけでは不十分です。トラブルを避けるためにも、以下の点を明記した同意書を書面や電子メールなどの記録に残る形で取得することが重要です。

リファレンスチェックを実施する目的（採用選考のため、など）
誰が（推薦者）、誰に（自社の人事担当者など）、どのような情報を提供するのか
取得した情報を採用選考の目的以外には利用しないこと

候補者の心理的な負担を考慮し、リファレンスチェックの目的やプロセスを丁寧に説明した上で、任意での同意を求める姿勢が企業の信頼性を高めます。

結果に基づく内定取り消しの可否

リファレンスチェックを実施するタイミングとして、内定後を想定する企業もありますが、法的なリスクが伴うため慎重な判断が必要です。企業が候補者に「採用内定」を通知した時点で、法的には「始期付解約権留保付労働契約」が成立したと解釈されます。これは、特別な事情がない限り、企業側から一方的に契約を破棄（＝内定取り消し）できないことを意味します。

つまり、内定取り消しは「解雇」に相当するため、客観的に見て合理的であり、社会通念上相当と認められる重大な理由がなければ無効となる可能性が高いのです。リファレンスチェックの結果を理由とした内定取り消しの可否は、その内容によって判断が分かれます。

判断	具体的なケースの例
内定取り消しが有効と判断される可能性が高いケース	業務遂行に不可欠な経歴や資格（例：特定のプログラミング言語の高度な実務経験、必須資格の保有）について、重大な詐称が発覚した場合。懲戒解雇歴など、申告すべき重大な事実を隠していたことが判明した場合。反社会的勢力との関わりが明らかになった場合。
内定取り消しが無効と判断される可能性が高いケース	「聞いていたよりコミュニケーション能力が低いようだ」といった、推薦者の主観的・抽象的な評価。スキルレベルが、企業の期待値をわずかに下回る程度のもの。候補者が事前に申告していなかった、軽微な職務経歴の相違。

こうしたリスクを回避するためには、内定を出す前の最終選考プロセスの一環としてリファレンスチェックを実施することが最も安全な方法です。もし内定後に実施せざるを得ない場合は、内定通知書に「経歴詐称など、申告内容に重大な虚偽が判明した場合は内定を取り消すことがある」という趣旨の一文（内定取消事由）を明記しておくべきですが、それでも取り消しが法的に認められるのは極めて限定的なケースであると理解しておく必要があります。

効率的なリファレンスチェックなら代行サービスの活用も

リファレンスチェックは、採用のミスマッチを防ぐ上で非常に有効な手段ですが、自社で実施するには多くの工数がかかります。候補者への同意取得、推薦者の選定依頼、日程調整、質問設計、ヒアリング実施、レポート作成といった一連のプロセスは、人事担当者の大きな負担となりがちです。また、ノウハウがなければ効果的な質問ができず、形式的な確認に終わってしまう懸念もあります。

そこで選択肢となるのが、リファレンスチェックの代行サービスです。専門のサービスを利用することで、煩雑な業務から解放され、客観的で質の高い情報を効率的に得ることが可能になります。

代行サービスを利用するメリット

リファレンスチェック代行サービスを活用することには、企業側にとって多くのメリットがあります。主なメリットを以下にまとめました。

メリット	具体的な内容
工数削減とコア業務への集中	推薦者との日程調整やヒアリング、レポート作成といった煩雑な業務をすべて委託できます。これにより、人事担当者は面接や採用戦略の立案など、本来注力すべきコア業務に集中できます。
専門的なノウハウによる質の高い情報取得	経験豊富なプロが、企業の求める人物像に合わせて最適な質問を設計し、深掘りしたヒアリングを実施します。候補者のスキルや実績、人柄などを多角的に引き出し、自社で行うよりも質の高い、採用判断に直結する情報を得られます。
客観性と公平性の担保	第三者である専門機関が介在することで、社内の人間関係や先入観といったバイアスを排除した、客観的で公平な評価が可能です。推薦者も、利害関係のない第三者に対しての方が本音を話しやすい傾向があります。
コンプライアンスリスクの低減	個人情報保護法や職業安定法など、リファレンスチェックに関連する法律を遵守した上で実施してくれます。聞いてはいけないNG質問を避け、適切な手順で同意取得を行うため、法的なリスクを心配する必要がありません。

信頼できるサービスの選び方とシエンプレの紹介

代行サービスは多数存在するため、自社の目的や予算に合った信頼できるサービスを選ぶことが重要です。サービスを選定する際は、以下のポイントを確認しましょう。

チェックポイント	確認すべき内容
実績と信頼性	導入企業数や実施件数が豊富か、自社と同じ業界での実績があるかを確認します。企業の公式サイトで導入事例や顧客の声などを参考にしましょう。
調査の品質とレポート	どのようなプロセスで調査を行うのか、レポートは具体的で分かりやすい形式かを確認します。サンプルレポートを見せてもらうと、評価の質を判断しやすくなります。
セキュリティ体制	候補者や推薦者の個人情報という機密情報を扱うため、プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認証などを取得しているか、セキュリティ対策が万全かを確認することは必須です。
料金体系	料金プランが明確で、自社の採用規模やニーズに合っているかを確認します。候補者1名あたりの料金なのか、月額制なのかなど、課金体系をしっかり把握しましょう。
サポート体制	導入時の設定サポートや、運用開始後の問い合わせ対応など、サポート体制が充実しているかを確認します。迅速かつ丁寧に対応してくれるパートナーを選びましょう。

これらの選定ポイントを満たす代表的なサービスの一つとして、株式会社シエンプレが提供するリファレンスチェックサービスが挙げられます。

シエンプレは、オンラインで完結する手軽さと、コンプライアンスを重視した調査設計に強みを持つサービスです。候補者の同意取得からレポート提出までをWeb上で一元管理できるため、人事担当者の手間を大幅に削減します。また、実績や人柄、チームでの働きぶりなど、多角的な視点から候補者を評価する詳細なレポートは、採用判断の精度を高める上で非常に有用です。セキュリティ面でも万全の対策を講じており、多くの企業で導入実績があります。

自社での実施に課題を感じている場合は、こうした専門サービスの活用を検討することで、より戦略的で効率的な採用活動を実現できるでしょう。

まとめ

本記事では、リファレンスチェックの目的や具体的なやり方、質問例、法的な注意点までを網羅的に解説しました。リファレンスチェックは、履歴書や面接だけでは把握しきれない候補者の実績や人柄を第三者から客観的に確認することで、採用後のミスマッチを大幅に軽減できる有効な手法です。働き方の多様化やオンライン選考が普及する現代において、その重要性はますます高まっています。

実施する際は、必ず候補者本人の同意を得ることが大前提です。個人情報保護法を遵守し、適切な手順と質問項目を用意することで、企業は採用リスクを低減し、候補者は自身の能力や信頼性を補強できるという、双方にとってのメリットが生まれます。もしリファレンスチェックを拒否された場合は、その理由を丁寧にヒアリングすることが重要です。

煩雑な手続きを効率化したい場合は、「シエンプレ」をはじめとする代行サービスの利用も有効な選択肢です。この記事を参考にリファレンスチェックを正しく理解し、自社の採用活動に適切に導入することで、企業と候補者のより良いマッチングを実現しましょう。

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